Pentingnya Perencanaan dalam organisasi atau perusahaan
PENTINGNYA PERENCANAAN DALAM SEBUAH ORGANISASI
Diajukan untuk
memenuhi sala satu tugas dari mata kuliah Pengantar Manajemen
Dosen : Drs. Mumuh Muksin,
M.M Pd.
Disususn oleh :
TATAN HIDAYAT
NIM : 1178020243
KELAS MANAJEMEN 1 F
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK
UNIVERSITAS
ISLAM NEGERI SUNAN GUNUNG DJATI BANDUNG
2017
KATA PENGANTAR
Puji syukur Penulis panjatkan
kehadirat Allah Swt karena dengan rahmat,
karunia serta taufik dan hidayah- Nya Penulis dapat menyelesaikan
makalah yang berjudul “Fungsi
Perencanaan Dalam Sebuah Organisasi” ini dengan baik meskipun masih sangat
banyak kekurangan di dalamnya. Dan Penulis juga berterima kasih kepada Bapak
Mumuh Muksin, M.M.Pd. selaku Dosen Mata Kuliah Pengantar Manajemen yang telah
memberikan tugas dan bimbingan pembuatan makalah ini. Serta rekan-rekan kelas
yang telah memberikan bimbingan dan semangat.
Penulis sangat berharap makalah
ini dapat berguna dalam rangka menambah wawasan serta pengetahuan Penulis
khususnya serta umumnya untuk mahasiswa- mahasiswa lainnya mengenai Fungsi
Perencanaan dalam Sebuah Organisasi. Penulis juga menyadari sepenuhnya bahwa di
dalam makalah ini masih terdapat banyak kekurangan dan jauh dari kata sempurna.
Oleh sebab itu, Penulis mengharapkan adanya kritik, saran dan usulan demi
perbaikan makalah yang telah Penulis buat ini di masa yang akan datang,
mengingat tidak ada sesuatu yang sempurna tanpa adanya saran yang membangun.
Semoga makalah ini dapat dipahami
oleh siapapun yang membacanya. Sebelumya Penulis memohon maaf apabila terdapat
kesalahan kata yang kurang berkenan dan Penulis memohon kritik dan saran yang
membangun demi perbaikan di masa yang akan datang.
Bandung, November 2017
Penulis
DAFTAR ISI
BAB IPENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Zaman yang modern ini tidak
berlebihan apabila kita membicarakan lagi bahwa seluruh proses administrasi dan
manajemen harus dikaitkan secara langsung dengan bagian integral dari usaha
pencapaian tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Tanpa ada keterkaitan
langsung tersebut, tidak akan mengherankan apabila dalam penyelenggaraan
berbagai kegiatan dalam organisasi terjadi kesimpangsiuran yang pada gilirannya
akan menimbulkan berbagai macam hal negarif seperti tumpang tindih, duplikasi,
dan ketidakjelasan arah yang kesemuanya berakibat pada pemborosan.
Karena hal itu tidak boleh
dibiarkan terjadi, diperlukan penyelenggaraan berbagai fungsi manajerial dengan
tingkat efisiensi dan efektivitas yang setinggi mungkin.Bahwasannya telah umum
diketahui bahwa seluruh usaha pencapaian tujuan organisasi mutlak perlu
didasarkan pada suatu kebijaksanaan dasar yang dikenal pula dengan istilah
strategi organisasi. Peranan yang dimainkan oleh strategi tersebut yaitu
sebagai penentu arah yang harus ditempuh oleh organisasi bersangkutan.suatau
kebijaksanaan dasar hanyalah mengatur hal-hal yang sangat pokok saja dengan
menggunakan pendekatan yang holistik, dan komprehensif. Hal-hal yang bersifat
teknis, apalagi yang bersifat operasional, tidak perlu diatur dalam strategi
tersebut. Akan tetapi, kebijaksanaan dasar haruslah sedemikian rupa pendekatan
dan sistematika sehingga tidak sulit untuk dijabarkan lebih lanjut. Penjabaran
yang dimaksud dilakukan dengan perencanaan.
Perencanaan dapat di artikan
sebgai keputusan terhadap apa yang akan dilakukan dikemudian hari. Perencanaan
tidak bisa statis tetapi harus dinamis,berkesinambungan dan fleksibel. Dinamis
artinya perencanaan harus liat kemuka memberikan prospek secara rasional.
Segala sesuatu yang berhubungan dengan jawaban “ apakah” dan “bagaimanakah”
harus benar-benar di perhitungkan. Itulah sebabnya perencanaan haus didahului
oeh suatu penjajakan yang bersifat penyelidikan pendahuluan (research).
B. Rumusan Masalah
Adapun rumusan masalah yang akan
dibahas, antara lain :
1.
Apa arti dan fungsi perencanaan?
2.
Apa saja ruang lingkup perencanaan?
3.
Apa hakikat dan pentingnya perencanaan?
4.
Apa sajakah yang termasuk dalam jenis-jenis dan
Tipe–tipe perencanaan?
5.
Bagaimanakah Proses dan langkah-langkah Perencanaan
?
6.
Bagaimana hubungan perencanaan dengan
fungsi-fungsi managemen lainnya ?
7.
Apa saja prinsip-prinsip perencanaan ?
8.
Apa saja tujuan dan manfaat perencanaan ?
9.
Apa sajakah hambatan dalam penetapan tujuan dan
perencanaan serta solusinya ?
C. Tujuan Penulisan
1.
Dapat memahami dengan arti dan fungsi
perencanaan.
2.
Mampu memahami ruang lingkup dalam perencanaan
3.
Mampu memahami hakikat dan pentingnya suatu
perencanaan
4.
Mampu membedakan jenis-jenis perencanaan serta
mengetahui proses perencanaan
5.
Mampu memahami hubungan perencanaan dengan
fungsi manajemen yang ada
6.
Mmemahami tujuan dan manfaat suatu perencanaan
7.
Mampu memahami hambatan yang terjadi dalam suatu
perencanaan
BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian
Perencanaan adalah proses dasar
yang digunakan untuk memilih tujuan dan menentukan cakupan pencapaiannya,
merencanakan bererti mengupayakan menggunakan sumber daya manusia (human resources), sumber daya alam (natural saources) dan ssumber daya
lainya (Other Sources) untukmencapai
tujuan yang telah dibuat sebelumnya.
Perencanaan secara garis besar
diartikan sebagai proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi
untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja
organisasi. Pada dasarnya yang dimaksud perencanaan yaitu memberi jawaban atas
pertanyaan-pertanyaan apa (what),
siapa (who), kapan (when), di mana (where), mengapa (why),
dan bagaimana (how). Jadi perencanaan
yaitu “proses dasar yang
digunakan untuk memilih tujuan dan menentukan cakupan pencapaiannya. Rencana
dapat berupa rencana informal atau secara formal. Rencana informal adalah
rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu
organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus
dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal
adalah merencanakan bersama anggota korporasi, artinya setiap anggota harus
mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk menciptakan
kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan.
“Suatu perencanaan adalah suatu
aktivitas integratif yang berusaha memaksimumkan efektivitas seluruhnya dari
suatu organisasi sebagai suatu sistem, sesuai dengan tujuan yang ingin di
capai.
Berdasarkan definisi tersebut, perencanaan minimum memiliki
tiga karakteristik berikut:
1.
Perencanaan tersebut harus menyangkut masa yang
akan datang
2.
Terdapat suatu elemen identifikasi pribadi atau
organisasi, yaitu serangkaian tindakan di masa yang akan datang dan akan di
ambil oleh perencana
3.
Masa yang akan datang, tindakan dan identifikasi
pribadi, serta organisasi merupakan unsur yang amat penting dalam setiap
perencanaan.
Perencanaan adalah proses dasar
yang digunakan untuk memilih tujuan dan menentukan cakupan pencapaiannya.
Merncanakan berarti mengupayakan penggunaan sumber daya manusia, sumber daya
alam, dan sumber daya lainya untuk mencapai suatu perencanaan. perencanaan
dalam pengertian ini menitikberatkan kepada usaha untuk menyeleksi dan
menghubungkan sesuatu dengan kepentingan masa yang akan datang serta usaha
untuk mencapainya .
B. Ruang Lingkup Perencanaan
Perencanaan Menurut UU Nomor 25
Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional, yang menjadi Ruang
Lingkup Perencanaan pada Bab III pasal (3) ayat satu, dua dan tiga, sebagai
berikut:
1.
Perencanaan Pembangunan Nasional mencakup
penyelenggaraan perencanaan makro semua fungsi pemerintahan yang meliputi semua
bidang kehidupan secara terpadu dalam wilayah Negara Republik Indonesia;
2.
Perencanaan Pembangunan Nasional Terdiri atas
perencanaan pembangunan yang disusun secara terpadu oleh Kementerian/Lembaga
perencanaan pembangunan oleh Pemerintah Daerah sesuai dengan kewenangannya;
3.
Perencanaan Pembangunan Nasional sebagaimana
dimaksud pada ayat (2) menghasilkan rencana pembangunan jangka panjang, rencana
pembangunan jangka menengah, dan rencana pembangunan jangka tahunan.Kegiatan
perencanaan memiliki ruang lingkup yang sangat luas, terkait dengan dimensi
waktu, spasial, tingkatan dan teknis perencanaannya.
C. Hakikat dan Pentingnya Perencanaan
Perencanaan Salah satu alasan
utama menempatkan perencanaan sebagai fungsi organik manajerial yang pertama
ialah karena perencanaan merupakan langkah kongkret yang pertama-tama diambil
dalam usaha pencapaian tujuan. Artinya, perencanaan merupakan usaha
konkretitasilangkah-langkah yang harus ditempuh yang dasar-dasarnya telah
diletakkan dalam strategis organisasi.Terlepas dari berbagai faktor yang
mempengaruhi cara yang digunakan para ilmuan dalam mendefinisikan perencanaan,
kerangka acuan konseptual yang biasanya mendasari pemikiran dalam membuat
definisi perencanaan berangkat dari hal-hal berikut seperti.
a.
Efektifitas manajerial seseorang sangat
ditentukan oleh kemahirannya,termasuk perencanaan.
b.
Definisi yang dirumusakan diharapkan mempunyai
makna operasional dalam mengemudikan dan menjalankan roda organisasi.
c.
Dapat membuat perencanaan seefisien mungkin
sehingga dapat memberikan kegunaan yang optimal bagi suatu organisasi.
d.
Rencana yang dihasilkan oleh kegiatan
perencanaan harus dapat dijadikan sebagai landasan penyelenggaraan berbagai
fungsi manajerial lainnya.Karena itulah definisi yang paling umum dibuat
tentang perencanaan mengatakan bahwa perencanaan merupakan usaha sadar dan
pengambilan keputusan yang telah diperhitungkan secara matang tentang hal-hal
yang dikerjakan dimasa depan oleh suatu organisasi dalam rangka pencapaian
tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Adapun pentinganya dari perencanaan
adalah sebagai berikut:
a.
Lahir sebagai hasil pemikiran yang bersumber
pada hasil penelitian yang telah dilakukan.
b.
Manusia tidak boleh menyerah pada masa depan
yang tidak menentu, melainkan menciptakan masa depan.
c.
Sebagai acuan untuk mempermudah usaha yang akan
dilakukan dalam pencapaian tujuan yang bersangkutan.
Selain itu, Salah satu maksud
dibuat perencanaan adalah melihat program-program yang dipergunakan untuk
meningkatkan kemungkinan pencapain tujuan-tujuan di waktu yang akan datang,
sehingga dapat meningkatkan pengambilan keputusn yang lebih baik. Oleh karena
itu, perencanaan organisasi harus aktif, dinamis, berkesinambungan dan kreatif,
sehingga manajemen tidak hanya bereaksi terhadap lingkungannya, tapi lebih
menjadi peserta aktif dalam dunia usaha.
Ada dua alasan dasar perlunya
perencanaan :
a.
Untuk mencapai “protective benefits” yang dihasilkan dari pengurangan
kemungkinan terjadinyakesalahan dalam pembuatan keputusan.
b.
Untuk mencapai “positive benefits” dalam bentuk meningkatnya sukses
pencapaian tujuan organisasi.
Beberapa manfaat perencanaan
adalah :
a.
Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri
dengan perubahan-perubahan lingkungan
b.
Memungkinkan manajer memahami keseluruhan
gambaran operasi lebih jelas
c.
Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat
d.
Memberikan cara pemberian perintah untuk
beroperasi
e.
Memudahkan dalam melakukan koordinasi di antara
berbagai bagian organisasi
f.
Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan
lebih mudah dipahami
g.
Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan
lebih mudah dipahami
h.
Menghemat waktu, usaha, dan dana
D. Jenis-Jenis dan Tipe-Tipe Perencanaan
1.
Jenis-Jenis Prencanaan
Ada beberapa macam perencanaan
yang ditinjau dari beberapa segi,yaitu:
A.
Jenis perencanaan menurut prosesnya :
1.
Policy
Planning,suatu rencana yang memuat kebijakan-kebijakan saja, tentang garis
besar atau pokok dan bersifat umum. Mengenai apa dan bagaimana melaksanakan
kebijakan itu tidak dirumuskan. Contohnya ada pada GBHN.
2.
Program
Planning merupakan perincian dan penjelasan daripada policy planning. Dalam perencanaan ini biasanya memuat, hal-hal
berikut:a. Ikhtisar tugas-tugas yang harus dikerjakanb. Sumber-sumber dan
bahan-bahan yang dapat digunakanc. Biaya, personalia, situasi dan kondisi
pekerjaand. Prosedur kerja yang harus dipatuhi. Struktur organisasi yang harus
dipenuhi
3.
Operational
Planning (perencanaan kerja), yakni suatu perencanaan yang memuat hal- hal
yang bersifat teknis seperticara-cara pelaksanaan tugas agar berhasil mencapai
tujuan yang lebih tinggi. Hal-hal yang ini sering kali dimuat dalam perencanaan
adalah :
a.
Analisa daripada program perencanaan
b.
Penetapan prosedur kerja
c.
Metode-metode kerja.
d.
Tenaga-tenaga pelaksana. Waktu, dan sebagainya
B.
Jenis perencanaan menurut jangka waktunya :
1.
Long Range
Planning, yaitu perencanaan jangka panjang yang dalam pelaksanaannya
membutuhkan waktu lebih dari tiga tahun.
2.
Intermediate
Planning, yaitu perencanaan jangka menengah yang waktu pelaksanaanya
membutuhkan waktu antara 1 hingga tiga tahun.
3.
Short
Range Planning, yaitu perencanaan jangka pendek yang pelaksanaannya
membutuhkan waktu kurang dari 1 tahun.
C.
Jenis perencanaan menurut wilayah pelaksanaannya
:
1.
National
Planning, yakni rencana yang diperuntukkan bagi seluruh wilayah Negara
2.
Regional
Planning, yakni rencana untuk suatu daerah
D.
Jenis perencanaan menurut penggunaannya :
1.
Single Use
Planning, yaitu suatu perencanaan hanya untuk sekali pakai saja. Dalam
artian jika rencana tersebut telah tercapai, maka tidak akan digunakan lagi.
2.
Repeats
Planning, yaitu perencanaan yang dipakai secara berulang-ulang, walaupun
sudah dilaksanakan berkali-kali
E.
Jenis perencanaan dilihat dari segi luasnya
usaha kegiatan :
1.
General
Planning, suatu rencana yang dibuat secara garis besar dan menyeluruh untuk
kegiatan kerja sama yang lebih luas.Misalnya rencana Kepala Bidang Kanwil untuk
satu tahun pelajaran
2.
Special
(Concentrated) Planning, suatu rencana mengenai kegiatan khusus, misalnya
perencanaan yang dilakukan oleh kepala sekolah untuk mengatasi kesulitan
belajar dikelas IPS.
Macam-macam perencanaan dalam
pengantar manajemen dibagi menjadi 2 yaitu : Perencanaan organisasi dan
Perencanaan kontijensi.
1.
Perencanaan organisasi, Perencanaan ini terdiri
dari:
a.
Perencanaan strategis
Rencana
strategis yaitu rencana yang dikembangkan untuk mencapai tujuan strategis.
Tepatnya, rencana strategis adalah rencana umum yang mendasari Keputusan
alokasi sumber daya, prioritas, dan langkah-langkah tindakan yang diperlukan
untuk mencapai tujuan strategis.
b.
Perencanaan taktis
Adalah rencana
ditujukan untuk mencapai tujuan taktis, dikembangkan untuk mengimplementasikan
bagian tertentu dari rencana strategis. Rencana strategis pada umumnya
melibatkan manajemen tingkat atas dan menegah dan jika dibandingkan dengan
rencana strategis, memiliki jangka waktu yang lebih singkat dan suatu fokus
yang lebih spesifik dan nyata.
c.
Perencanaan operasional
Adalah rencana
yang menitik beratkan pada perencanaan rencana taktis untuk mencapai tujuan
operasional. Dikembangkan oleh manajer tingkat menegah dan tingkat bawah,
rencana operasional memiliki fokus jangka pendek dan lingkup yang relatif lebih
sempit. Masing-masing rencana operasional berkenaan dengan suatu rangkaian
kecil aktivitas. Kami menjelaskan perencanaan dengan lebih mendekati pada
bagian selanjutnya.
2.
Perencanaan kontinjensi
Jenis perencanaan lain yang juga
penting adalah perencanaan kontinjensi (contingency
planning) yaitu penentuan serangkaian tindakan alternatif jika suatu
rencana tindakan secara tidak terduga terganggu atau dianggap tidak sesuai
lagi.
Perencanaan telah diterapkan pada
semua jenis kegiatan dan sesungguhnya terdapat berbagai jenis perencanaan.
Beberapa rencana meliputi: kegiatan yang sangat luas, sedangkan ada juga yang
meliputi kegiatan terbatas saja, ada yang semata-mata meliputi pertimbangan
operasional, sedangkan yang lain menitik beratkan pada pelaksanaan,
biaya,kualitas atau unsur-unsur penting lainnya.
Menurut G.R.Terry bahwa jenis rencana dapat di
klasifikasikan menjadi:
a.
Rencana Pengembangan
b.
Rencana Pemakai
c.
Rencana Anggota-Anggota Manajemen
Klasifikasi dari rencana-rencana
tersebut adalah sesuai dengan waktu yang di liput oleh rencana-rencana yang
bersangkutan. Dengan demikian terdapat rencana-rencana dilihat dari segi waktu
jangka panjang (meliputi waktu lima tahun atau lebih) dan rencana jangka pendek
(meliputi waktu dua tahun atau kurang). Rencana-rencana yang meliputi waktu
tiga hingga lima tahun kadang-kadang dianggap berjangka pendek atau juga
dianggap jangka panjang, tergantung dari organisasi yang bersangkutan, ada juga
menyatakan rencana-rencana seperti berjangka sedang, tetapi tidak begitu umum
disebut demikian.
G.R. Terry lebih condong memakai
periode waktu membenarkan pengeluaran-pengeluaran seperti ditetapkan di dalam rencana yang
bersangkutan.Artinya, mereka menginginkan agar rencana mencakup waktu yang
diperlukan untuk menutup komitmen pengeluaran mereka. Hal tersebut sering
dinyatakan sebagai Recovery Cost.
Menerima konsepsi komitmen tersebut berarti bahwa yang direncanakan itu selalu
berbeda,tergantung dari hal-hal tersebut di atas dan keyakinan dari para top
manajer. Jenis-jenis rencana lainnya ialah rencana orientasi dan rencana
operasional.Rencana-rencana tersebut dapat berupa rencana jangka pendek dan
rencana jangka panjang. Rencana orientasi berusaha untuk memperjelas
sasaran-sasaran perusahaan yang masih aktuil, kegiatannya, kemampuan, personil
dan hubungannya dengan para langganan. Dengan latar belakang rencana rencana
seperti itu, dapat dibuat proyeksi tentang hal-hal yang diharapkan akan
terjadi. Sebaliknya, rencana-rencana tersebut dapat memberi evaluasi kepada
para manajer tentang situasi, rencana. Rencana-rencana operasional meliputi
kegiatan-kegiatan yang segera akan dilaksanakan. Ia dapat menjawab siapa yang
akan melaksanakan apa mengaktifkan sumber-sumber fisik. yakni fasilitas, bahan
dan personil,merupakan hal-hal yang dicakup oleh rencana tersebut.
2. Tipe-tipe
Perencanaan
Perencanaan dan rencana dapat
diklasifikasikan dalam beberapa cara yang berbeda. Meskipun proses dasar
perencanaan adalah sama bagi setiap menejer, dalam praktek perencanaan dalam
mengambil berbagai bentuk. Ini disebabkan beberapa alasan.
Pertama, perbedaan tipe organisasi mempunyai perbedaan misi, dimana
pendekatan perencanaan yang digunakan berbeda pula. Kedua, bahkan dalam suatu organisasi yang sama dibutuhkan tipe-tipe
perencanaan yang berbeda untuk waktu-waktu yang berbeda. Ketiga, manajer-manajer yang berlainan akan mempunyai gaya
perencanaan yang berbeda.
Ada lima dasar yang digunakan dalam mengklasifikasikan
perencanaan, yaitu:
1.
Bidang fungsional : Mencakup rencana produksi,
pemasaran, keuangan, dan personalia.Setiap faktor memerlukan tipe perencanaan
yang berbeda. Misalnya:
Rencana produksi meliputi perencanaan kebutuhan bahan,scheduling atau
penjadwalan produksi, jadwal pemeliharaan mesin, dan sebagainya.
2.
Tingkatan organisasional : Termasuk keseluruhan
organisasi atau satuan-satuan kerja organisasi. Teknik-teknik dan isi
perencanaan berbeda untuk tingkatan yang berbeda pula. Perencanaan organisasi
keseluruhan akan lebih kompleks daripada rencana kerja organisasi.
3.
Karakteristik (sifat) rencana :Melipitu faktor-faktor
kompleksitas, fleksibilitas, keformalan, kerahasiaan, biaya, rasionalitas,
kuantitatif dan kualitatif. Misalnya : rencana pengembangan produk biasanya
bersifat rahasia, rencana produksi lebih bersifat kuantitatif dibanding rencana
personalia.
Ada dua tipe utama rencana yaitu:
1.
Rencana-rencana strategik (strategic plans), yang dirancang memenuhi tujuan-tujuan organisasi
yang lebih luas, mengimplementasikan misi yang memberikan alasan khas
keberadaan organisasi.
2.
Rencana-rencana operasional (operational plans), penguraian lebih
terperinci bagaimana rencana-rencana strategik akan dicapai.
Bagaimana rencana-rencana strategik akan dicapai. Ada dua
tipe rencana-rencana operasional, yaitu:
1.
Rencana sekali pakai (single-use plans) dikembangkan untuk mencapai tujuan-tujuan
tertentu dan tidak digunakan kembali bila telah dicapai. Tipe-tipe pokok
rencana sekali pakai adalah program, proyek dan anggaran.
2.
Rencana tetap (standing plans) merupakan pendekatan-pendekatan standar untuk
penanganan situasi-situasi yang dapat diperkirakan dan terjadi berulang- ulang.
Wujud umum rencana-rencana tetap adalah kebijaksanaan, program dan aturan.
E. Proses dan Langkah-Langkah Perencanaan
Menurut Louis A Allen (1963), perencanaan terdiri atas aktivitas yang
dioperasikan oleh seorang manajer untuk berpikir ke depan dan mengambil
keputusan saat ini, yang memungkinkan untuk mendahului serta menghadapi
tantangan pada waktu yang akan datang. Berikut ini aktivitas perencanaan yang
dimaksud.
1.
Prakiraan (forecasting)
Prakiraan merupakan suatu usaha yang sistematis untuk
meramalkan/memperkirakan waktu yang akan datang dengan penarikan kesimpulan
atas fakta yang jelas diketahui.
2.
Penetapan Tujuan (establishing abjective)
Penetapan tujuan merupakan suatu aktivitas untuk menetapkan sesuatu
yang ingin dicapai mealului pelaksanaan pekerjaan.
3.
Pemograman (programming)
Adalah suatu aktivitas yang dilakukan dengan maksud untuk
menetapkan:langkah-langkah utama yang diperlukan untuk mencapai suatu tujuan,
Unit dan anggota yang bertanggung jawab untuk setiap langkah, Urutan serta
pengaturan waktu setiap langkah
4.
Penjadwalan (Scheduling)
Adalah penetapan atau penunjukan waktu menurut kronologi tertentu guna
melaksanakan berbagai macam pekerjaan.
5.
Penggaran (budgeting)
Adalah suatu aktivitas untuk membuat pernyataan tentang sumber daya
keuangan yang disediakan untuk aktivitas dan waktu tertentu.
6.
Pengembangan Prosedur (developing procedure)
Merupakan suatu aktivitas menormalisasikan caara, teknik dan metode
pelaksanaan suatu pekerjaan.
7.
Penetapan dan interpretasi kebijakan (establishing and interpreting policies)
Adalah suatu
aktivitas yang dilakukan dalam menetapkan syarat berdasarkan kondisi manajer
dan bawahanya akan bekerja. Suatu kebijakan adalah sebagai suatu keputusan yang
senantiasa berlaku untuk permasalahan yang timbul berulang semi suatu
organisasi.
Berdasarkan aktivitas perencanaan diatas, berikut ini adalah langkah
langkah penting dalam pekerjaan perencanaan :
a.
Menjelaskan Permasalahan
b.
Usaha memperoleh informasi terandal tentang
aktivitas yang yang direncanakan
c.
Analisis dan klasifikasi informasi
d.
Menentukan dasar perencanaan dan batasan
e.
Menentukan rencana berganti
f.
Memlih rancana yang diusulkan
g.
Membuat urutan kronologis mengenai rencana yang
diusulkan
h.
Mengadakan pengendalian kemajuan terhadap
rancana yang diusulkan
F. Hubungan Perencanaan dengan Fungsi-Fungsi Manajemen
Perencanaan adalah fungsi yang
paling dasar dari fungsi manajemen lainnya. Fungsi perencanaan dan
fungsi-fungsi serta kegiatan manajerial lainnya adalah saling berhubungan
saling tergantung dan berinteraksi.
1.
Pengorganisasian dan penyusunan personalia (organizing) Pengorganisasian adalah
proses pengaturan kerja bersama sumber daya-sumber daya keuangan, psikis dan
manusia dalam organisasi. Perencanaan menunjukan cara dan menunjukan sumber
daya-sumber daya tersebut untuk mencapai efektivitas paling tinggi.
2.
Pengarahan (directing)
Fungsi pengarahan selalu berkaitan dengan perencanaan. Perencanaan menentukan
kombinasi yang paling baik dari faktor-faktor, kekuatan-kekuatan, sumber
daya-sumber daya dan hubungan-hubungan yang di perlukan untuk mengarahkan dan
memotivasi karyawan.
3.
Pengawasan Perencanaan dan pengawasan saling
berhubungan sangat erat, sehingga sering d sebut sebagai “kembar siam” dalam manajemen. Pengawasan adalah
penting sebagai produk perencanaan efektif. Oleh karena itu, pengawasan
bertindak sebagai kriteria penilaian pelaksanaan kerja terhadap rencana. Tujuan
setiap rencana adalah untuk membantu sumber daya dalam kontribusinya secara
positif terhadap pencapaian tujuan dan sasaran organisasi.
G. Prinsip-Prinsip Perencanaan
Perencanaan yang efektif
didasarkan pada fakta dan informasi, bukan atas dasar emosi atau keinginan.
Fakta-fakta yang relevan dengan situasi yang sedang dihadapi berhubungan erat
dengan pengalaman dan pengetahuan seorang manajer. Dibutuhkan cara berfikir
yang berefleksi,juga dapat dibantu oleh imaginasi dan forecast. Selanjutnya
Harold Koontz danCyril O'Donnell dalam buku principles of management
mengemukakan prinsip-prinsip planning sebagai berikut :
1.
Prinsip membantu tercapainya tujuan (principle of contribution to objective).
Setiap perencanaan dan segala perubahannya harus ditunjukkan kepada pencapaian
tujuan.
2.
Prinsip pengutamaan perencanaan (principle of primacy of planning).
Perencanaanmerupakan keperluan utama daripada manajer, fungsi lainnya adalah
organizing,staffing, directing, dan control. Seorang manajer tidak akan dapat
melaksanakan fungsi-fungsi manajemen lainnya tanpa mengetahui tujuan dan
pedoman dalam melaksanakan kebijaksanaan.
3.
Prinsip pemerataan perencanaan (principle of pervasiveness of planning).
Walaupun fungsi manajemen itu sama pentingnya baik dalam ketentuan maupun
pelaksanaannya, tetapi harus diingat bahwa prinsip pemerataan perencanaan
memegang peranan penting, mengingat manajer dalam tingkat tinggi banyak
mengerjakan perencanaan dan bertanggung jawab atas berhasilnya rencana
tersebut.Tidak pernah ada seorang manajer yang tidak mengerjakan perencanaan.
H. Tujuan dan Manfaat Perencanaan
Tujuan perencanaan
Stephen Robbins danMary Coulter mengemukakan empat tujuan
perencanaan:
·
Tujuan pertama adalah untuk memberikan
pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan non manajerial. Dengan rencana,
karyawan dapat mengetahui apa yang harus mereka capai, dengan siapa mereka
harus bekerjasama, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan
organisasi. Tanpa rencana, departemen dan individual mungkin akan bekerja
sendiri-sendiri secara serampangan, sehingga kerja organisasi kurang efesien.
·
Tujuan kedua adalah untuk mengurangi ketidak
pastian. Ketika seorang manajer membuat rencana, ia dipaksa untuk melihat jauh
ke depan, meramalkan perubahan, memperkirakan efek dari perubahan tersebut, dan
menyusun rencana untuk menghadapinya.
·
Tujuan ketiga adalah untuk meminimalisir
pemborosan. Dengan kerja yang terarah dan terencana, karyawan dapat bekerja
lebih efesien dan mengurangi pemborosan. Selain itu, dengan rencana, seorang
manajer juga dapat mengidentifikasi dan menghapus hal-hal yang dapat
menimbulkan inefesiensi dalam perusahaan.
·
Tujuan yang terakhir adalah untuk menetapkan tujuan
dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya, yaitu proses pengontrolan
dan pengevalusasian. Proses pengevaluasian atau evaluating adalah proses
membandingkan rencana dengan kenyataan yang ada. Tanpa adanya rencana,manajer
tidak akan dapat menilai kinerja perusahaan.
Selain keempat hal tersebut, sebagian besar studi menunjukan adanya
hubungan antara perencanaan dengan kinerja perusahaan. Perencanaan juga bertujuan untuk:
1.
Standar pengawasan, yaitu mencocokan pelaksanaan
dengan perencanaannya
2.
Mengetahui kapan pelaksanaan dan selesainya
suatu kegiatan
3.
Mengetahui siapa saja yang terlibat (struktur
organisasinya), baik kualifikasinya maupun kuantitasnya.
4.
Mendapatkan kegiatan yang sistematis termasuk
biaya dan kualitas pekerjaan.
5.
Meminimalkan kegiatan-kegiatan yang tidak
produktif dan menghemat, biaya, tenaga, dan waktu.
6.
Memberikan gambaran yang menyeluruh mengenai
kegiatan pekerjaan.
7.
Menyerasikan dan memadukan bebera pa
subkegiatan.
8.
Mendeteksi hambatan kesulitan yang bakal
ditemui.
9.
Mengarahkan pada pencapaian tujuan.
Manfaat Perencanaan
1.
Standar pelaksanaan dan pengawasan
2.
Pemilihan berbagai alternative terbaik
3.
Penyusunan skala prioritas, baik sasaran maupun
kegiatan
4.
Menghemat pemanfaatan sumber daya organisasi
5.
Membantu manajer menyesuaikan diri dengan
perubahan lingkungan
6.
Alat memudahkan dalam berkoordinasi dengan pihak
terkait, dan,
7.
Alat meminimalkan pekerjaan yang tidak pasti.
I. Hambatan dan Solusi Perencanaan
Hambatan Prencanaan
1.
Tujuan yang Tidak Tepat
Tujuan yang
tidak tepat mempunyai banyak bentuk. Membayar deviden yang besar kepada
pemegang saham mungkin jika dananya didapatkan dengan mengorbankan penelitian
dan pengembangan tujuan mungkin juga tidak tepat jika tujuan tersebut tidak
dapat dicapai. Jika Kal-mart menetapkan tujuan untuk memperoleh lebih bayak
pendapatan dibanding Wal-Mart tahun depan, Tujuan juga tidak tepat jika tujuan
itu menepatkan terlalu banyak penekanan pada ukuran kuantitatif maupun
kalitatif dari keberhasilan.
2.
Sistem Penghargaan yang Tidak Tepat
Dalam beberapa
lingkungan, sistem penghargaan yang tidak tepat merupakan hambatan dalam
penetapan tujuan dan perencanaan.
3.
Lingkungan yang Dinamis dan Kompleks
Sifat dari
suatu lingkungan organisasi juga merupakan hambatan bagi penetapan tujuan dan
perencanaan yang efektif. Perubahan yang cepat, inovasi teknologi, dan
persaingan yang ketat juga dapat meningkatkan kesulitan bagi suatu organisasi
untuk secara akurat mengukur kesempatan dan ancaman di masa mendatang.
4.
Keengganan untuk Menetapkan Tujuan
Hambatan lain
terhadap perencanaan yang efektif adalah tujuan bagi mereka sendiri dan untuk
unit-unit yang merupakan tanggung jawab mereka. Alasan untuk ini mungkin adalah
kurangnya rasa percaya diri atau takut akan kegagalan. Jika seorang manajer
menetapkan suatu tujuan spesifik, ringkas, dan berhubungan dengan waktu, maka
apakah ia mencapai atau tidak mencapai tujuan tersebut akan tampak nyata.
Manajer yang secara sadar atau tidak sadar berusaha untuk menghindari tingkat
tanggung jawab ini lebih mungkin untuk menghindari usaha perencanaan
organisasi.
5.
Penolakan terhadap Perubahan
Hambatan lain
dalam menetapkan tujuan dan perencanaan adalah penolakan terhadap perubahan.
Perencanaan pada intinya terkait dengan perubahan sesuatu dalam organisasi.
Avon Products hampir membuat dirinya sendiri bangkrut beberapa tahun yang lalu
karena perusahaan bersikeras melanjutkan kebijakan pembayaran deviden yang
besar kepada para pemegang sahamnya. Ketika laba mulai turun, manajer menolak
memotong deviden dan mulai melakukan pinjaman untuk membayar deviden tersebut.
Hutang perusahaan meningkat dari $3 juta menjadi $1,1 miliar dalam waktu
delapan tahun. Pada akhirnya, manajer terpaksa menyelesaikan masalah dan
memotong deviden.
6.
Keterbatasan
Keterbatasan (constraints) yang membatasi apa yang dapat dilakukan
organisasi merupakan hambatan utama yang lain.
Mengatasi Hambatan
Efektifitas penting bagi seorang manajer, seringkali dalam pengembangan
perencanaan yang efektif manajer mengalami hambatan – hambatan. Terdapat dua hambatan utama
dalam pengembangan rencana yang efektif, yaitu :
1.
Penolakan dari dalam diri perncanaan terhadap
penetapan tujuan dan pembuatan rencana untuk mencapainya.
David A. Kolb dan kawan –
kawan mengemukakan beberapa alasan mengapa manajer ragu – ragu atau seringkali gagal dalam
menetapakan tujuan organisasi
a.
Keengganan melepaskan tujuan alternatif
b.
Ketakutan akan kegagalan
c.
Minimnya pengetahuan tentang organisasi
d.
Minimnya pengetahuan tentang lingkungan
e.
Kurangnya percaya diri
2.
Keengganan yang lazim dari para anggota
organisasi untuk menerima rencana karena perubahan yang akan ditimbulkan
a.
Terdapat tiga alasan mengapa anggota organisasi
dapat menolak perubahan –
perubahan yang akan terjadi.Ketidakpastian mengenai sebab dan akibat dari perubahan
b.
Kengganan untuk melepaskan keuntungan yang ada
c.
Kesadaran akan kelemahan dalam perubahan yang
diusulkan
Ada 4 cara
mengatasi hambatan dalam penetapan tujuan dan perencanaan antara lain :
1.
Pemahaman Maksud Tujuan dan RencanaSalah satu
cara terbaik untuk memperlancar penetapan tujuan dan proses perencanaan adalah
dengan maksud dasarnya. Manajer seharusnya juga mengetahui bahwa terdapat
keterbatasan pada efektivitas penetapan tujuan dan pembuatan rencana.Dan
penetapan tujuan dan perencanaan yang efektif tidak selalu memastikan
keberhasilan, penyesuaian dan pengecualian diharapkan dari waktu ke waktu.
2.
Komunikasi dan PartisipasiMeskipun mungkin
dibuat pada tingkat tinggi, tujuan dan rencana tersebut harus dikomunikasikan
kepada pihak yang lain dalam organisasi. Setiap orang yang terlibat dalam
proses perencanaan seharusnya tahu landasan apa yang mendasari strategi
fungsional, dan bagaimana strategi-strategi tersebut diintegrasikan dan
dikoordinasikan. Orang-orang yang bertanggung jawab untuk mencapai tujuan dan
mengimplementasikan rencana harus
didengar pendapatnya dalam mengembangkan strategi tersebut. Setiap orang hampir
selalu memiliki informasi yang berharga untuk disumbangkan / dan karena mereka
yang akan mengimplementasikan rencana / keterlibatan mereka sangat penting
orang biasanya lebih berkomitmen pada rencana yang pembentukannya mereka bantu
.bahkan ketika suatu organisasi agar bersifat sentralistis atau menggunakan
staf perencanaan, manajer dari berbagai tingkan dalam organisasi seharusnya
dilibatkan dalam proses perencanaan.
3.
Konsistensi /revisi /dan pembaruan Tujuan
seharusnya konsisten baik secara horizontal maupun secara vertikal .konsistensi
horizotal berarti bahwa tujan seharusnya
konsisten diseluru organisasi / dari satu departemen ke departemen lainnya.
Konsistensi vertikal berarti bahwa tujuan seharusnya konsisten dari atas hingga ke bawah organisasi : tujuan stategis, taktis, dan
operasional harus selaras. Karena penetapan tujuan dan perencanaan merupakan
proses yang dinamis, tujuan dan perencanaan juga harus direvisi dan diperbarui
secara berkala. Banyak organisasi melihat perlunya merevisi dan memperbarui
dengan frekuensi yang semakin sering.
4.
Sistem Penghargaan yang Efektif Secara umum,
orang seharusnya diberi penghargaan baik karena menetapkan tujuan dan rencana
yang efektif, maupun karena berhasil mencapainya. Karena kegagalan terkadang
berasal dari faktor-faktor di luar pengendalian manajemen, orang seharusnya
dipastikan bahwa kegagalan dalam mencapai tujuan tidak akan selalu memiliki
konsekuensi hukuman.
PENUTUP
A. Kesimpulan
Perencanaan merupakan tahapan
paling penting dari suatu fungsi manajemen, terutama dalam menghadapi
lingkungan eksternal yang berubah dinamis. Dalam era globalisasi ini,
perencanaan harus lebih mengandalkan prosedur yang rasional dan sistematis.
Dalam perencanaan terdiri dari macam-macam perencanaan, yaitu Perencanaan
berdasarkan jangkauan, Perencanaan berdasarkan kerangka waktu, Perencanaan berdasarkan
spesifisitas, Perencanaan berdasarkan frekuensi penggunaan. Suatu perencanaan
juga terdapat berbagai hambatan dalam penetapan tujuan. Hambatan tersebut
antara lain tujuan yang tidak tepat, sistem penghargaan yang tidak tepat,
penolakan terhadap perubahan dan keterbatasan.
Kegiatan perencanaan memiliki
ruang lingkup yang sangat luas yang meliputi:
·
Perencanaan dari dimensi waktu
·
Perencanaan dari dimensi spasial
·
Perencanaan dari dimensi tingkat jenis
perencanaan
·
Perencanaan dari dimensi jenis
Adapun hakikat dan pentingnya
perencanaan adalahperencanaan sebagai fungsi organikmanajerial yang pertama
ialah karena perencanaan merupakan langkah kongkret yang pertama-tama diambil
dalam usaha pencapaian tujuan. Artinya, perencanaan merupakan usaha konkretitasi
langkah-langkah yang harus ditempuh yang dasar-dasarnya telah diletakkan dalam
strategis organisasi.
B. Saran
Sebaiknya dalam mengambil
keputusan dan tindakan dalam berbagai bentuk organisasi menggunakan proses
dasar manajemen berupa perencanaan.
Dalam sebuah prencanaan perlu memperhatikan sifat rencana
yang baik untuk mencapai hasil yang diinginkan
Daftar pustaka
Empat,Thantawi,
2013,Pengantar Manajemen,Malang: Biro
Penerbitan Fakultas Ekonomi dab Bisnis Universitas Brawijawa
Hafidhuddin, didin, dkk, 2005,Manajemen Syariah, Jakarta: Gema Insani
Daft Richard, Manajemen.
Edisi enam, Salemba empat, Jakarta, 2006
Siswanto , Bedjo,.2005.Pengantar Manajemen. Jakarta : PT Bumi Aksara.
Good
BalasHapus